Slik forløper et oppdrag
Ett oppdrag kan deles inn i tre hoveddeler.
(1) Forberedelse
Innleide bedømmere/eksperter vil som grunnlag til forberedelsene motta
- Rapporter, inkludert avvik og korrigerende tiltak, som ble skrevet av Norsk akkrediterings bedømmere etter sist bedømming
- Dokumentasjon eller tilgang til virksomhetens dokumentsamling. Hvilken dokumentasjon som minimum skal mottas framkommer av vilkår for å være akkreditert
- Oversikt over endringer i akkreditert virksomhet det siste året
- Rapporteringsmal som skal benyttes av bedømmerlaget
- Akkrediteringsomfanget til akkreditert organisasjon. For prøvingslaboratorier framkommer det av disse når en analyse sist ble bedømt.
Innleide bedømmere og eksperter bes ofte om å komme med innspill til fokusområder under bedømming. Fastsettelsen av endelig plan for bedømmingen gjøres av ledende bedømmer, og er basert på innspillene fra bedømmerlaget, tid siden aktiviteten sist ble bedømt og resultater etter tidligere bedømminger.
Ledende bedømmer sender ut en dagsorden som inkluderer fokusområder senest en uke før bedømming.
Det er ikke forventet at innleide bedømmere og eksperter har lest hele dokumentsamlingen til en akkreditert virksomhet. Det er imidlertid forventet at dokumentasjon tilknyttet fokusområdene er godt forberedt.
Ledende bedømmer inviterer oftest til bedømmermøte rett i forkant av bedømming slik at eventuelle spørsmål kan diskuteres. Videre kan ledende bedømmer alltid kontaktes ved spørsmål som gjelder bedømmingen.
(2) Bedømming
Hensikten med bedømmingen er å vurdere om virksomhetens aktivitet er i samsvar med akkrediteringsstandarden og eventuelle andre normative dokumenter. Man skal også bedømme hvorvidt etablerte prosedyrer og rutiner følges av de ansatte i virksomheten.
Åpningsmøte
Bedømming starter med et åpningsmøte og inneholder som oftest:
- Presentasjon av formålet og omfanget av bedømmingen
- Presentasjon av bedømmerlaget og virksomhetens nøkkelpersonell
- Tydeliggjøring av at bedømmerlaget gjennom bedømmingen skal indikere om et forhold kan lede til et avvik eller om det som framvises er i samsvar med kravene
- Gradering av eventuelle avvik
- Konfidensialitet og offentlighetsloven. Norsk akkrediterings personell og innleide bedømmere har taushetsplikt. Det gjelder for alt vi ser, hører og har lest i forbindelse med bedømmingen. Det vi skriver er offentlig etter offentlighetsloven. Dersom noen ber om innsyn via offentlig elektronisk postjournal (OEP), vil dette bli gitt.
- Presentere dagsorden og organisere hva som bedømmes først/sist, og eventuelt hvem som blir med hvem.
Etter åpningsmøtet snakker innleide bedømmere og -eksperter med godkjent personell på de ulike områdene. De bes om å vise fram aktiviteten (eksempelvis metodedemonstrasjon), og/eller relevante registreringer for eksempel knyttet til kompetanse, rutiner/prosesser, utstyr og grunnlag for rapporter/sertifikater.
Bedømmermøte
I løpet av en bedømmingsdag arrangeres oftest minst ett bedømmermøte. Det er ment at bedømmermøtene skal brukes til å diskutere om en observasjon er et avvik fra standardens krav og formulere eventuelle avvik. Innleide bedømmere og -eksperter formulerer avvikene som sendes ledende bedømmer. Avvik skal kunne paragraferes mot et gitt krav i akkrediteringsstandarden.
Sluttmøte
Følgende vil minimum inngå i et sluttmøte:
- Takke for tilrettelegging. Det er viktig at bedømmerteamet framfører overordnet inntrykk av virksomhetens akkrediterte aktivitet.
- Presentere avvik, herunder være forberedt på å kunne møte motforestillinger til funnet.
- Avtale frist for å sende inn korrigerende tiltak
- Åpne for spørsmål og kommentarer
(3) Etterarbeid
Etter bedømmingen utarbeides rapporter fra alle bedømmere. Det er viktig at det framkommer hva som er bedømt og resultatet av det. Det er mindre viktig å beskrive hvordan virksomheten har sikret samsvar mot kravene. Innleide bedømmere og -eksperter har som regel hatt søkelys på tekniske krav, prosesskrav og krav til kompetanse. Det er dette som er viktigst å bekrefte i rapportene.
Bedømmerlaget må være oppmerksomme på kravet til offentlighet når rapportene skrives. Det som skrives kan bli offentlig, og Norsk akkreditering ønsker ved innsynskrav å skjerme minst mulig. Det betyr at navn på kundene til akkreditert virksomhet, konfidensiell informasjon som pasientdata og navn på personell i akkreditert virksomhet i minst mulig grad framkommer av rapportene. Det gjelder også forhold av konkurransemessig betydning, eksempelvis planer om å utvide virksomhetens aktivitet.
Norsk akkreditering vil på forespørsel kunne sende eksempler på rapporter som er vurdert som tilstrekkelig i tillegg til rapportene fra tidligere bedømming som er gitt i forberedelsesfasen.
Rapport sendes ledende bedømmer og ikke direkte til akkreditert virksomhet.
En tid etter bedømming vil bedømmerlaget motta korrigerende tiltak. Korrigerende tiltak tilhørende avvik gitt av den innleide bedømmeren/eksperten gjennomgås. Vurderingen skrives i avviksrapporten og sendes til ledende bedømmer. Vurderingen skal inneholde en anbefaling om årsak og korrigerende tiltak er tilstrekkelig for å kunne lukke avviket. For mer informasjon, se også akkrediteringsprosessen.