Akkrediteringsprosessen

Akkrediteringsprosessen

Organisasjoner som søker akkreditering utarbeider et kvalitetssystem i henhold til de forskjellige kravene i den akkrediteringsstandarden organisasjonen ønsker å søke om akkreditering for. Det er viktig at systemet er implementert, det vil si at organisasjonen har begynt å bruke systemet, før de søker om akkreditering.

Når organisasjonen mener at de tilfredsstiller både kravene i relevant akkrediteringsstandard og i aktuell(e) tekniske standarder/normative dokumenter sendes søknad om akkreditering til Norsk akkreditering.

Søknadsprosessen

En søknad består av søknadsskjema med tilhørende dokumenter (søknadsskjema, søknadsomfang og samsvarsmatrise).

Relevante skjemaer og dokumenter er tilgjengelig på våre nettsider her.

Innhold i søknaden

Hvem søker

I søknadsskjema oppgis organisasjonsnummer, adresse, kontaktperson og annen informasjon om organisasjonen.

Søknadsomfang

I søknadsomfanget oppgis det hva det søkes akkreditering for. For eksempel: 

• kjemisk oksygenforbruk (KOF) i avløpsvann
• bestemmelse av koliforme bakterier og E.coli i vann
• sertifisering av ledelsessystemer i henhold NS-EN ISO 9001:2015
• sertifisering av personell - lekeplassutstyrsinspektører

Samsvarsmatrise

I samsvarsmatrisen settes det opp henvisning til hvor i ledelsessystemet de ulike kravene i akkrediteringsstandarden er besvart og beskrevet. 

Ledelsessytem er organisasjonens eget styringssystem. Norsk akkreditering bruker begrepet ledelsessystem om det som omtales som styringssystem eller kvalitetssystem.

Norsk akkreditering sin prosedyre når søknad er mottatt

Søknaden håndteres i henhold til en etablert prosedyre:

• Søkeren orienteres skriftlig om prosjektkoordinator og ledende bedømmer.   
• Norsk akkreditering utfører dokumentgjennomgang og søkeren mottar rapport.

Dagens søknadsskjema finnes kun på papir, og ulike former for akkreditering har ulike søknadsskjemaer. Norsk akkreditering jobber for tiden med å utvikle en forenklet digital løsning på dette. 

Gjennomgang av søknad

Utpekt ledende bedømmer vurderer mottatt dokumentasjon:

• Er beskrivelsene og dokumentasjon i samsvar med kravene i den relevante standard.
• Teknisk kompetanse innhentes om nødvendig. Teknisk bedømmer skal være habil og være akseptert av søkeren.  
• Det utarbeides en rapport som oversendes søker. 

Innhold i et formøte 

Formøte mellom ledende bedømmer og organisasjonen

Ofte gjennomføres et formøte mellom ledende bedømmer fra Norsk akkreditering og organisasjonen før førstegangsbedømmingen. Formøte utføres i Norsk akkreditering sine lokaler på Lillestrøm. Fra Norsk akkreditering er det akkrediteringsansvarlig og ledende bedømmer som deltar.

Gjennomgang og avklaring

Det diskuteres eventuelle mangler i styringssystemet og innsendte dokumenter. Spørsmål og nødvendige avklaringer gjennomgås. Det avtales en foreløpig dato for bedømming og hvilke tekniske bedømmere som er mulige kandidater. Etter formøte utarbeides det en rapport og søker sender oppdatert dokumentasjon i henhold til avtale med Norsk akkreditering.

Hensikten med formøte og dokumentgjennomgangen er å sikre at organisasjonen er mest mulig klar for bedømming når førstegangsbedømming gjennomføres.

Slik foregår bedømming 

Hensikten med bedømmingen

Hensikt med bedømmingen er å bekrefte at organisasjonen tilfredsstiller kravene i akkrediteringsstanden, andre normative dokumenter og tekniske krav. Dette gjennomføres hos organisasjonen som søker akkreditering og kalles for stedlig bedømming. 

Ledende bedømmer leder bedømmerlaget

Det er ledende bedømmer som er ansvarlig for bedømmelsen og leder bedømmerlaget. Ledende bedømmer utarbeider dagsorden som sendes søker om lag en uke før bedømmelsen. Bedømmerlaget diskuterer i forkant strategi for bedømmelsen.

På bedømmingen deltar ledende bedømmer (stort sett fast ansatt i Norsk akkreditering) og en eller flere tekniske bedømmere (ofte innleid av Norsk akkreditering). Fra organisasjonen deltar ledelsen, inkludert kvalitetsleder og relevant teknisk personell.

Vurdering av samsvar med krav

Ledende bedømmer verifiserer ledelsessystem, for eksempel prosess og registreringer for avviksbehandling, internrevisjoner, ledelsens gjennomgang og risikovurderinger. Teknisk bedømmer verifiserer teknisk kompetanse og samsvar med tekniske krav. Det er vanlig at bedømmerlaget observerer utførelse av aktiviteter som skal akkrediteres. Dette er aktiviteter som oppgis i søknadsomfanget. Dette kan for eksempel bestå av en kjemisk eller mikrobiologisk analyse for laboratorier eller utførelse av revisjon for sertifiseringsorganer. Norsk akkreditering utarbeider en rapport som bekrefter eller avkrefter samsvar med gjeldende krav. Ved manglende samsvar gis det avvik som krever korrigerende tiltak. Oppsummerings- og avviksrapporten leveres til organisasjonen etter bedømmelsen. 

På de områdene hvor det avdekkes manglende samsvar mellom organisasjonens styringssystem og/eller praksis og kravene i akkrediteringsstandarden skrives det avvik. For at avviket kan lukkes må organisasjonen sende inn tilfredsstillende korrigerende tiltak til Norsk akkreditering. 

Ledende bedømmer skal involveres i all kommunikasjon mellom teknisk(e) bedømmer(e) og organisasjonen som søker akkreditering. 

Behandling av avvik 

Dersom du i forbindelse med akkrediteringsprosessen får rapport om avvik som må håndteres må du sende inn årsaksanalyser og korrigerende tiltak innen angitt frist. Frist kommer frem på avviksrapporten.

Årsaksanalyse og korrigerende tiltak

I forbindelse med behandling av avvik skal det gjennomføres en årsaksanalyse. Årsaksanalyser er viktige for å redusere sjansen for at lignende avvik vil skje igjen. Norsk akkreditering har stort fokus på årsaksanalyser. Dette gjelder for avvik både som avdekkes av Norsk akkreditering og avvik organisasjonen finner.

Man begynner med hovedproblem (avvik). Neste spørsmål er "Hvorfor?". Når det er besvart gjentas prosessen til man kommer til roten av problemet. En tommelfingerregel er å spørre seg flere ganger hvorfor har avviket skjedd, for å komme til roten av problemet. 

En systematisk gjennomført årsaksanalyse gir mulighet for å identifisere de grunnleggende årsakene til hendelsene, og finne ut om det er en engangshendelse eller noe som gjentar seg. Uten en årsaksanalyse risikerer man å iverksette tiltak som ikke har den ønskede effekten. Når årsaken er funnet, og tiltakene iverksatt basert på dette, øker sannsynligheten for å hindre gjentagelse.

Lukking av avvik

Ledende bedømmer og teknisk(e) bedømmer(e) vurderer om årsaksanalyser og korrigerende tiltak er tilfredsstillende. Dersom mangler er tilstrekkelig korrigert lukkes avviket. Hvis ikke avviket er tilstrekkelig korrigert gjennomføres en ny runde med korrigering. Norsk akkreditering aksepterer normalt maksimalt tre runder med avvikskorrigering før suspensjon vurderes. 

Om nødvendig gjennomføres et nytt stedlig besøk for å verifisere at korrigerende tiltak er implementert. Søkeren informeres skriftlig om lukking av avvik.

Innvilgelse av akkreditering 

Når ledende bedømmer har utarbeidet en intern rapport med anbefaling om akkreditering og formidlet dette til beslutningstaker, blir akkreditering diskutert i et akkrediteringsforum og beslutning vedrørende akkreditering tas.  

Når en akkreditering er innvilget får søker oversent vedtak, akkrediteringsbevis og akkrediteringsdokument som beskriver hva organisasjonen er akkreditert for. Akkrediteringsomfanget publiseres på Norsk akkreditering sin nettside. Her finner du oversikt over hvem som er akkreditert. 

Varighet og oppfølging av en akkreditering 

En akkreditering blir gitt for en femårsperiode. I dette tidsrommet vil Norsk akkreditering regelmessig følge opp de akkrediterte organisasjonene for å sikre at det jobbes i samsvar med den eller de standardene bedriften er akkreditert for.

Ved førstegangsbedømmelse og fornyelse

Ved førtegangsbedømmelse og fornyelse skal hele ledelsessystemet gjennomgås. Det vil si:

• Alle relevante dokumenter som utgjør styringssystemet gjennomgås og vurderes.
• Alle elementer i standarden bedømmes.
• Representative metoder/ teknikker demonstreres.
• Representativt personell intervjues.

Ved oppfølging

Ved oppfølging gjennomgås:

• Utvalgte elementer i ledelsessystemet.
• Aktiviteter demonstreres og gjennomgås.

Gjennomgangen er stikkprøvebasert. Implementering av korrigerende tiltak fra forrige besøk gjennomgås også. 

Hvor ofte har man oppfølgingsbesøk i akkrediteringsperioden?

Normalt vil det være behov for årlige oppfølgingsbesøk i første akkrediteringsperiode. Målet er at man i løpet av en akkrediteringsperiode på fem år gjennomgår hele akkrediteringsomfanget.  Ledende bedømmer utarbeider oppfølgingsplaner, som organisasjonen er ansvarlig for å følge opp. 

Fornyelse av akkreditering

Dersom man ønsker å opprettholde akkrediteringen må den fornyes innen fem år. Et fornyelsesbesøk må gjennomføres senest et halvt år før akkrediteringen utløper. Omfanget på dette besøket er tilsvarende som for førstegangsbedømming. Eventuelle avvik må være tilfredsstillende korrigert, og saken avsluttet før akkrediteringen kan fornyes. 

Avslag på akkreditering 

Dersom du får avslag på søknaden om akkreditering skal dette være grunngitt skriftlig. Alle avslag på akkreditering skal være grunngitt med manglende tilfredsstilling av akkrediteringsvilkårene.

Klage på enkeltvedtak om akkreditering

Vedtak om akkreditering er et enkeltvedtak og kan påklages etter Forvaltningsloven. Alle klager i form av elektroniske skjema, e-poster og brev registreres i Norsk akkreditering. Fristen for å klage er tre uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende part, jamfør Forvaltningsloven §§29-30.

Norsk akkreditering utnevner en uavhengig person til saksbehandling av klagen i henhold til Forvaltningslovens § 33 annet ledd, og §11a første og annet ledd. Resultat av behandlingen formidles normal til klageren i løpet av en måned, jamfør Forvaltningsloven § 11a tredje ledd. Dette resultatet kan påklages til Norsk akkrediterings klageutvalg, jamfør EØS-vareloven §3.

Les mer om hvordan du klager her.

Endringer og utvidelser av akkreditering 

En akkreditering kan endres ved at det søkes om utvidelse av akkrediteringsomfanget. Det kan være at man ønsker å inkludere for eksempel flere områder, prøvingsmetoder, kalibreringsprosedyrer eller standarder innenfor eksisterende fagfelt.

Det generelle ledelsessystemet vil ved en utvidelse være vurdert tidligere, men tilleggsdokumentasjon knyttet til søknaden om utvidelse skal likevel sendes til Norsk akkreditering. En utvidelse saksbehandles som en dokumentgjennomgang eller et stedlig besøk.

En eventuell reduksjon av akkrediteringens omfang gjennomføres etter skriftlig anmodning fra organisasjonen. 

Når standarden revideres

Når en standard revideres, vil det bli informert om endringene i kravet på våre nettsider. Slike endringsmeldinger ligger under aktuelt fagområde, tydelig plassert. Det vil også bli mulig å melde seg på nyhetsbrev for å få oppdatert informasjon om blant annet slike endringer.